İtalyan Noterlik Arşivi (Archivio Notarile) Suret Apostili

İtalya'daki köklü şirketlerin kuruluş sözleşmelerine, eski tarihli hisse devir senetlerine, gayrimenkul alım akitlerine veya geçmiş yıllarda düzenlenmiş ticari vekâletnamelere Türkiye'deki bir dava ya da ticaret sicili tescili için ihtiyaç duyulduğunda, senedi düzenleyen İtalyan noteri görevden ayrılmış olabilir. Bu durumda İtalyan Noterlik Arşivi Suret ve Apostil Tasdiki (İtalyanca: Copie Autentiche e Apostille presso l'Archivio Notarile Distrettuale) prosedürü işletilir. 16 Şubat 1913 tarihli ve 89 sayılı İtalyan Noterlik Kanunu (Legge Notarile) uyarınca noterler resmi senedi muhafaza etmek ve suretlerini vermekle (rilasciarne le copie) görevli kamu görevlileri (ufficiali pubblici) olup, görevleri sona erdiğinde bu yetki resmi noterlik arşivine geçer.

Görevi Sona Eren Noter Evrakının Bölge Arşivine Devri

89/1913 sayılı Kanun'un 106. ve devamı maddeleri gereğince bir İtalyan noterinin yaş haddiyle emekliye ayrılması, vefatı, meslekten çekilmesi veya başka bir noterlik bölgesine (distretto notarile) atanması halinde, noterin görev süresi boyunca düzenlediği tüm resmi senet asılları (atti a raccolta), vasiyetnameler ve yevmiye defterleri (repertori) mühürlenerek İtalya Adalet Bakanlığına bağlı Bölge Noterlik Arşivine (Archivio Notarile Distrettuale) teslim edilir. Bu devir işleminden itibaren artık ilgili noterlik ofisi söz konusu evraktan suret veya özet çıkaramaz.

Görevine aktif olarak devam eden noterlerin düzenlediği evrakın tasdik süreci İtalyan Savcılığı Procura apostil işlemleri sayfamızda ele alınırken, bir noterin halen görevde olup olmadığının sorgulanması İtalyan noter sicil kaydı ve yetki doğrulama rehberimizde açıklanır. Şirket kuruluş sözleşmelerinin içerik yapısı ise İtalyan kuruluş sözleşmesi Atto Costitutivo çevirisi başlığında incelenmektedir.

Archivio Notarile Üzerinden Copia Autentica Çıkarılması

Arşive devredilmiş bir şirket ana sözleşmesinin, olağanüstü genel kurul tutanağının (verbale di assemblea straordinaria) veya miras senedinin Türkiye'de ibraz edilebilmesi için, ilgili Bölge Noterlik Arşivi Müdürlüğüne başvurularak aslına uygun onaylı suret (copia autentica) talep edilir. Başvuru sırasında senedi düzenleyen noterin adı, işlem tarihi ve biliniyorsa repertuvar ile cilt numarası (numero di repertorio e di raccolta) bildirilir; bu bilgiler mevcut değilse arşiv kayıtlarından (Indice Generale) tarama yapılır.

Noterlik Arşivi Müdürü (Conservatore dell'Archivio Notarile) veya yetkilendirdiği arşiv görevlisi, arşivde saklanan orijinal nüshadan çoğalttığı suretin sonuna "aslına uygundur" şerhini (attestazione di conformità all'originale depositato) düşerek ıslak imzasını ve resmi arşiv mührünü tatbik eder. İtalya dışındaki resmi makamlara sunulacak suretlerin elektronik kopya yerine fiziki kağıt ortamında ve ıslak imzalı olarak talep edilmesi apostil aşaması için belirleyicidir.

Procura Apostil Şerhi ve Türkçe Yeminli Tercüme

Bölge Noterlik Arşivi tarafından verilen onaylı suretin Türkiye'deki ticaret sicili müdürlüklerinde, tapu idarelerinde veya mahkemelerde geçerli olabilmesi için 1961 Lahey Sözleşmesi uyarınca apostil şerhi taşıması gerekir. İtalya'da noterlik arşiv yetkililerinin imzalarını apostilleme yetkisi, valiliklere (Prefettura) değil, ilgili noterlik arşivinin bulunduğu yargı çevresindeki Cumhuriyet Savcılığına (Procura della Repubblica presso il Tribunale) aittir.

Savcılık nezdindeki apostil birimi, arşiv müdürünün imzasını kayıtlı imza örneğiyle karşılaştırarak senede apostil şerhini ekler. Apostilli İtalyan arşiv sureti Türkiye'ye ulaştığında, asıl senet metni, arşiv uygunluk şerhi ve Procura apostili yeminli tercüman tarafından bütün halinde Türkçeye çevrilerek noterde onaylatılır. Kabul garantisi verilmez; arşivden çıkarılan senet suretlerinin ve Türkçe tercümelerinin tescil işlemlerinde yeterliliği Türk Ticaret Sicili Müdürlüklerinin ve muhatap kurumların takdirindedir.

Sık Sorulan Sorular

İtalyan noterinin emekli olup olmadığı ve senedin hangi arşivde bulunduğu nasıl öğrenilir?

Ulusal Noterlik Konseyi (Consiglio Nazionale del Notariato) sicilinden veya Adalet Bakanlığının Archinota sisteminden noterin durumu sorgulanarak evrakın devredildiği Bölge Noterlik Arşivi (Archivio Notarile Distrettuale) tespit edilir.

Archivio Notarile tarafından verilen suretin apostilini Prefettura mı yoksa Procura mı yapar?

Noterlik arşivleri Adalet Bakanlığı teşkilatına bağlı adli-noterlik birimleri olduğundan, arşiv müdürünün imzasını taşıyan suretlerin apostil tasdiki Cumhuriyet Savcılığı (Procura della Repubblica) tarafından yapılır.