Copie Autentiche e Apostille in Archivio Notarile

Quando un'impresa italiana storicamente costituita deve produrre in Turchia il proprio atto costitutivo originario, un verbale di assemblea straordinaria risalente nel tempo, un rogito di cessione d'azienda o una procura depositata agli atti di un professionista non più in attività, si ricorre alla procedura per Copie Autentiche e Apostille in Archivio Notarile (Archivio Notarile Distrettuale). Ai sensi dell'articolo 1 della Legge 16 febbraio 1913, n. 89 sull'ordinamento del notariato, i notai sono ufficiali pubblici (ufficiali pubblici) incaricati di conservare il deposito degli atti e di rilasciarne le copie (rilasciarne le copie); tuttavia, al termine del mandato professionale del singolo notaio, tale funzione certificativa si trasferisce all'amministrazione degli archivi notarili.

Cessazione del Notaio e Versamento delle Raccolte in Archivio

In conformità agli articoli 106 e seguenti della legge notarile italiana, al verificarsi della dispensa per limiti di età, del decesso, della decadenza o del trasferimento del notaio a un altro distretto notarile (distretto notarile), tutte le raccolte degli originali degli atti tra vivi e di ultima volontà, insieme ai repertori e agli indici, vengono presi in consegna dall'Archivio Notarile Distrettuale dipendente dal Ministero della Giustizia. A partire dalla data di versamento, lo studio notarile originario perde ogni legittimazione a emettere copie conformi o attestazioni relative ai rogiti passati.

La disciplina ordinaria per i rogiti dei professionisti in esercizio è trattata nella guida sull'apostille della Procura della Repubblica su atti notarili, mentre l'accertamento preliminare dello stato di attività del professionista è illustrato nella pagina su verifica iscrizione a ruolo e poteri dei notai italiani. Per le caratteristiche sostanziali dei patti fondativi si veda inoltre l'approfondimento sulla traduzione di atto costitutivo e statuto italiano in turco.

Rilascio della Copia Autentica da parte del Conservatore

Per ottenere una copia autentica (copia autentica) di uno statuto sociale, di un atto di fusione o di una quietanza ipotecaria depositata in archivio, la società interessata presenta istanza al competente Archivio Notarile Distrettuale indicando il nominativo del notaio rogante, la data di stipula e i numeri di repertorio e di raccolta (numero di repertorio e di raccolta). Qualora gli estremi cronologici non siano noti, gli uffici procedono alla ricerca genealogica tramite l'indice generale informatizzato (sistema Archinota) del Ministero della Giustizia.

Il Conservatore dell'Archivio Notarile (Conservatore dell'Archivio Notarile) o il funzionario delegato riproduce integralmente il documento custodito nei volumi ufficiali e vi appone in calce la formula di conformità all'originale depositato, completandola con la propria sottoscrizione autografa e con il bollo d'ufficio. Ai fini della successiva legalizzazione per la Turchia è indispensabile specificare nella richiesta che la copia serve per uso estero, cosicché venga emessa su supporto cartaceo con firma autografa anziché in solo formato digitale.

Apostille presso la Procura della Repubblica e Traduzione in Turco

Affinché la copia conforme rilasciata dall'Archivio Notarile Distrettuale sia riconosciuta dalle autorità della Repubblica di Turchia secondo la Convenzione dell'Aia del 1961, la firma del Conservatore deve essere munita di apostille. Poiché l'amministrazione degli archivi notarili afferisce all'organizzazione del Ministero della Giustizia, la competenza al rilascio dell'apostille non spetta alla Prefettura bensì alla Procura della Repubblica presso il Tribunale (Procura della Repubblica) nella cui circoscrizione ha sede l'archivio emittente.

Una volta apposta l'apostille dalla segreteria della Procura previo riscontro dello specimen di firma del Conservatore, il documento può essere tradotto in lingua turca. Se la traduzione viene perfezionata direttamente in Turchia, il testo integrale del rogito, la formula di rilascio dell'archivio e il timbro di apostille vengono tradotti da un traduttore giurato e autenticati da un notaio turco. L'accettazione finale delle copie d'archivio e delle relative traduzioni resta di competenza del Registro delle Imprese turco o dell'autorità giudiziaria che riceve il fascicolo.

Domande frequenti

Come si individua l'Archivio Notarile che custodisce gli atti di un notaio italiano pensionato?

È possibile consultare il motore di ricerca telematico Archinota messo a disposizione dal Ministero della Giustizia italiano, inserendo il cognome del notaio e il comune di esercizio per conoscere l'Archivio Notarile Distrettuale presso cui sono stati versati i volumi.

L'apostille sulle copie rilasciate dall'Archivio Notarile si richiede in Prefettura o in Procura?

La competenza appartiene esclusivamente alla Procura della Repubblica presso il Tribunale del circondario in cui si trova l'Archivio Notarile Distrettuale, trattandosi di atti emessi da un'articolazione del Ministero della Giustizia.