Şirket İmza Sirküleri ve İmza Beyannamesi Çevirisi

Şirket imza sirküleri, ticaret siciline tescil edilmiş şirket yöneticilerinin ve temsilcilerinin münferit veya müşterek imza yetkilerini tevsik eden noter onaylı belgedir. İtalyan ortaklarla imzalanacak sözleşmelerde, banka vekaletnamelerinde ve gümrük işlemlerinde şirketi borç altına sokan kişilerin yetkisini kanıtlamak için şart koşulur.

Temsil Yetkisinin Kapsamı ve Hukuki Dayanak

6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu'nun 371'inci maddesi uyarınca temsil yetkisine sahip olanlar, şirketin amacına giren her türlü hukuki işlemi şirket adına yapabilirler. Temsil yetkisinin sınırları tescil ve ilan edilir; noterler bu tescil kararına istinaden imza sirkülerini tanzim eder.

İtalyan hukukunda buna en yakın kurumsal belge Poteri di Firma o Specimen di Firma Notarile olarak anılır. İtalyan noterleri huzurunda yapılacak hisse devirlerinde ya da gayrimenkul alımlarında Türk şirket yetkilisinin yetkisi mutlaka güncel oda faaliyet belgesi ve sicil gazetesi çevirisiyle aranır. Belgede yetkililerin görev süreleri de açıkça belirtilmiş olmalıdır.

Tercüme ve Apostil Süreci

İmza sirkülerinin İtalya'da geçerli kılınması titiz bir tasdik zincirini gerektirir:

• Noter imzasını taşıyan sirkülerin aslına herhangi bir il ya da ilçedeki valilik veya kaymakamlıktan birinci apostil şerhi alınır (Noterlik Kanunu m.199).
• Temsil yetkisinin münferiden (singolarmente) mi yoksa müştereken (congiuntamente) mi olduğu açıkça çevrilir.
• İtalyanca tercüme noterde yemin zaptı altında onaylanır.
• Tercümeyi onaylayan noterin imzasına, yine herhangi bir valilik ya da kaymakamlıktan ikinci apostil şerhi tatbik edilir.

Yetki tanımlarındaki en küçük tercüme hatası (örneğin müşterek imzanın münferit olarak aktarılması) İtalya'daki sözleşmenin geçersizliği sonucunu doğurabilir; bu nedenle terim uyumu şarttır. Çevirmen kaşesi ve noter onay mührü tercümede eksiksiz aktarılır.

İtalya'daki Pratik Hususlar

İtalyan avukatları ve şirket danışmanları imza sirkülerinde adı geçen kişilerin kimlik bilgilerinin pasaportla birebir örtüşmesine dikkat eder. Pasaporttaki isim yazılışı ile sirkülerdeki isim arasında harf farkı olmamalıdır.

Sirkülerin süreli olarak verilip verilmediği kontrol edilir. Süresi dolmuş imza sirkülerinin çevirisi İtalya'da kabul edilmez; kabul garantisi verilmez ve değerlendirme yetkisi alıcı kuruma aittir. İmza yetkisinin belirli parasal sınırlarla kısıtlı olup olmadığı da İtalyan tarafınca dikkatle incelenir.

Sık Sorulan Sorular

İmza beyannamesi ile imza sirküleri arasındaki fark nedir?

İmza beyannamesi gerçek kişilerin veya şahıs işletmelerinin imza örneğidir; imza sirküleri ise tüzel kişi şirketlerin organ yetkilerini gösterir. İtalyan ticaret odaları tüzel kişilikler için sirküleri aramaktadır.

Eski yetkiliye ait imza sirküleri geçerli midir?

Yeni bir genel kurul veya yönetim kurulu kararıyla yetkiler yenilenmişse önceki sirkülerin geçerliliği kalmaz; güncel noter onaylı sirkülerin sunulması zorunludur.