Noterlik ve Ticaret Sözlüğü: İmza Sirküleri Karşılığı

Türkiye'deki ticari ve hukuki hayatın vazgeçilmez belgelerinden biri olan imza sirküleri, İtalyanca yazışmalarda ve resmî işlemlerde sıklıkla Circolare di Firme (veya Specimen di Firma) olarak adlandırılır. Bu terim, bir tüzel kişi adına imza atmaya, ilzam ve taahhütte bulunmaya yetkili kılınan kişilerin yetki sınırlarını ve onaylı imza örneklerini içeren resmî noterlik belgesini tanımlar.

Türk ve İtalyan Hukukundaki Temsil Sistemi Ayrımı

Türk Ticaret Kanunu ve Noterlik Kanunu m. 90 uyarınca tanzim edilen imza sirküleri, Türkiye'de şirketin tüzel kişiliğini temsil yetkisini gösteren müstakil bir vesikadır. İtalyan hukukunda ise aynı işlev tek bir matbu evrak üzerinden değil, farklı kurumsal mekanizmalar vasıtasıyla yürütülür:

• Visura Camerale İncelemesi: İtalyan şirketlerinde yöneticilerin temsil yetkileri (poteri di rappresentanza) doğrudan ticaret sicil kaydında (Visura Camerale) alenileştirilir.
• Deposito Notarile di Firme: Bankalar veya büyük kamu kurumları nezdinde işlem yapacak yetkililerin imza örnekleri doğrudan noter senedi (procura notarile) veya şirket kararıyla tevdi edilir.

Bu sebeple İtalyan muhataplar bir Türk şirketinden yetki ispatı istediğinde, hem şirket imza sirküleri hem de ticaret sicil gazetesi onaylarını birlikte talep eder.

Tercüme Sürecinde Terminolojik Titizlik

İmza sirkülerinin İtalyancaya aktarımında kullanılan terimler hayati önem taşır. "Münferiden ahzu kabza yetkili" ifadesi İtalyancaya con poteri di firma disgiunta, "müştereken temsil" ifadesi ise con poteri di firma congiunta olarak çevrilmelidir. Hatalı terim kullanımı İtalya'daki bankaların hesap açılışını veya gümrük işlemlerini durdurmasına yol açabilir.

Sözleşmelerin akdi sırasında şirketi temsil eden müdürlerin yetki tespiti için bu belge, uluslararası distribütörlük sözleşmesi gibi bağlayıcı metinlerin vazgeçilmez ekidir.

İtalya'da Kullanım İçin Tasdik ve Apostil Şartı

Türk noterliğince düzenlenen bir imza sirkülerinin İtalyan gümrüklerinde, bankalarında veya adliyelerinde kabul görmesi için çift apostil kuralı geçerlidir. Belgenin noter imzasına Valilik veya Kaymakamlıktan birinci apostil, ardından yeminli İtalyanca tercümesine ve noter onayına ikinci apostil vurulmalıdır.

Resmî makam veya yetkili kamu idaresi değiliz; İtalyan kurumlarının yabancı şirket imza belgelerini kabul şartları ilgili mercinin kendi yetki alanı dahilindedir. Yetki kapsamının genişletilmesi gereken durumlarda noter ticari vekaletnamesi tanzim edilir.

Sıkça Sorulan Sorular

İmza beyannamesi ile imza sirküleri arasındaki fark İtalyancada nasıl adlandırılır?

Şahıs işletmeleri için düzenlenen imza beyannamesi Dichiarazione di Firma, tüzel kişi şirket organları için düzenlenen sirküler ise Circolare di Firme Societaria terimiyle ayırt edilir.

İmza sirkülerinin geçerlilik süresi İtalya'da neye göre belirlenir?

Belgede belirtilen yönetim kurulu görev süresi esastır; süre belirtilmemişse İtalyan kurumları genellikle altı aydan eski olmayan noter tasdiklerini kabul eder.