Kaymakamlık ve Valilik Noter Evrakı Apostil Tasdik Kılavuzu

Türkiye'deki noterlik dairelerince düzenlenen veya onaylanan ticari ve hukuki belgelerin İtalya'da resmiyet kazanabilmesi için Lahey Apostil Sözleşmesi uyarınca mülki idare amirlikleri tarafından tasdik edilmesi gerekmektedir. 1512 sayılı Noterlik Kanunu Madde 199 ve Lahey Sözleşmesi hükümleri doğrultusunda, noterlerin imza ve mühür yetkisi kaymakamlıklar ve valilikler tarafından denetlenmektedir. Şirket vekâletnameleri, imza sirküleri, tescil evrakları ve noter onaylı tercümeler, Türkiye'deki herhangi bir ilçe kaymakamlığı veya il valiliği nezdinde apostil şerhiyle onaylanabilmektedir.

Noterlik İşlemlerinde Mülki İdare Yetki Kuralı

Uygulamada sıklıkla merak edilen konulardan biri, belgenin onaylandığı noterliğin bulunduğu ilçedeki kaymakamlığa gitme mecburiyeti olup olmadığıdır. 1512 sayılı Noterlik Kanunu Madde 199 açık hükmü gereğince, noterlik işlemlerinin idari mercilerce tasdikinde yer yönünden bir kısıtlama bulunmamaktadır. Türkiye'nin herhangi bir yerindeki noterlikte yapılan işlem, dijital imza havuzu ve İçişleri Bakanlığı mülki idare ağı sayesinde dilediğiniz kaymakamlıktan onaylatılabilir.

Bu usul kolaylığı, özellikle farklı şehirlerde şubeleri bulunan dış ticaret işletmeleri ve hukuk büroları için büyük zaman tasarrufu sağlar. Ticari vekâletnamelerin uluslararası geçerlilik kazanması ve onay adımlarının takibi için çift apostil süreci rehberi detaylı bilgiler sunmaktadır.

Şirket Evraklarında Kaymakamlık Onay Aşamaları

İtalya'da şube açılışı, banka hesabı tesisi, distribütörlük sözleşmesi akdi veya ticari dava takibi amacıyla noterden onaylanan şirket belgeleri kaymakamlık yazı işleri müdürlüğüne sunulur. Noter kâtibinin veya noter vekilinin imzası, Türkiye Noterler Birliği sicili ve kaymakamlık imza kartoteki üzerinden denetlenir.

Onay işlemi fiziki mühür ve kaşe ile yapılabileceği gibi, yetkili mülki idare amirinin ıslak imzasıyla da tamamlanır. Noterlik işlemi olan vekâletname yani procura speciale metinlerinde yetki sınırları açık olmalıdır. Şirket evraklarının tasdik gereksinimleri hakkında daha fazla bilgiye ticaret sicili kayıt sureti ve oda onayı tasdik kılavuzu üzerinden ulaşabilirsiniz.

İtalyanca Tercümenin Noter Tasdiki ve Apostili

Noter onaylı Türkçe belgenin kaymakamlıkça apostillenmesinin ardından, İtalya'daki alıcı kurumun şartlarına göre İtalyanca tercüme adımı işletilir. Türkiye'de yeminli tercüman tarafından çevrilen metin notere ibraz edilir. Noterliğin çeviriyi tasdik etmesiyle birlikte ikinci bir noter işlemi doğar.

Bu ikinci işlemin de kaymakamlığa götürülerek tekrar apostil şerhine bağlanmasıyla doppia apostille yani çift apostil zinciri tamamlanmış olur. Kabul garantisi verilmez; apostil tatbik edilen noter evrakının kabulüne ilişkin nihai takdir belgenin ibraz edileceği alıcı makama aittir. Alıcı İtalyan kurumunun noter onaylı tercüme mi yoksa konsolosluk tasdikli tercüme mi talep ettiği işlem öncesinde teyit edilmelidir.

Sık Sorulan Sorular

İstanbul'da yapılan bir noter işleminin apostili başka bir kaymakamlıktan alınabilir mi?

Evet, Noterlik Kanunu Madde 199 uyarınca noterin bulunduğu yer kısıtı bulunmamaktadır; Türkiye genelindeki tüm noterlerin imza yetkileri mülki idare veri tabanında yer aldığından herhangi bir ilçe kaymakamlığından apostil temin edilebilir.

Kaymakamlık noter evrakının içeriğini denetler mi?

Hayır, kaymakamlık veya valilik yazı işleri müdürlüğü belgenin içeriğini, ticari şartlarını veya hukuki geçerliliğini incelemez; yalnızca işlemi tanzim eden noterin imza ve mührünün doğruluğunu tasdik eder.