Dışişleri Bakanlığı Mühür ve İmza Doğrulama Şerhi Süreci

Türkiye ile İtalya arasındaki kurumsal ticarette ve üçüncü ülke bağlantılı transit ihracat operasyonlarında, 1961 Lahey Sözleşmesi istisnasına giren gümrük evrakı ile yabancı diplomatik temsilciliklerce düzenlenen belgelerin hukuki geçerlilik kazanması Dışişleri Bakanlığı Mühür ve İmza Doğrulama Şerhi Süreci (İtalyanca: Legalizzazione Ministeriale presso il Ministero degli Affari Esteri Turco) adımlarına tabidir. Her iki devlet Lahey Apostil Sözleşmesi'ne taraf olmakla birlikte, Sözleşme'nin 1. maddesi uyarınca doğrudan ticari veya gümrük işlemleriyle ilgili idari belgeler ile diplomatik yahut konsolosluk memurları tarafından düzenlenen evrak apostil kapsamı dışında tutulmuştur. Bu nitelikteki evrakın sınır ötesi ibrazında merkezi bakanlık doğrulama şerhi (visto di legalizzazione) devreye girer.

Merkezi Doğrulama Şerhinin Uygulama Alanı ve Kapsamı

Türkiye Cumhuriyeti Dışişleri Bakanlığı Konsolosluk İşleri Genel Müdürlüğü bünyesindeki Tasdik Şubesi ve bakanlık temsilcilikleri, yabancı makamlar önünde kullanılacak Türk menşeli belgeler ile Türkiye'deki yabancı misyonların düzenlediği evrak üzerindeki imza ve mühürlerin gerçekliğini teyit eder. İtalya ile yürütülen ticari faaliyetlerde bu prosedür başlıca üç durumda uygulanır: Türkiye'deki İtalyan diplomatik veya konsolosluk birimlerince düzenlenen belgelerin Türk kamu kurumlarına sunulması, apostil şerhinden muaf tutulan dış ticaret ve gümrük belgelerinin (documenti doganali e commerciali) klasik yasallaştırma zincirine girmesi ve İtalyan firmalarının Türkiye üzerinden üçüncü ülkelere yönlendirdiği transit sevkiyat evrakının onaylanması.

Gümrük ve dış ticaret belgelerindeki klasik onay sıralaması apostilden muaf ticari belgelerde tam yasallaştırma zinciri içeriğimizde incelenirken, diplomatik temsilciliklerin yetki sınırları İtalyan diplomatik misyonlarında belge tasdik esasları sayfamızda yer almaktadır. Konsolosluk birimlerince yürütülen tercüme uygunluk onayları için ise İtalyan temsilciliklerinde Traduzione Conforme süreci kılavuzumuza başvurulabilir.

Yabancı Temsilcilik Evrakı ve İç Kurumlara İbraz Zinciri

İtalya'nın Türkiye'deki büyükelçilik veya başkonsolosluk birimleri tarafından doğrudan düzenlenen ya da imza onayı yapılan konsolosluk beyanları (dichiarazioni consolari), ticari kapasite yazıları veya menşe teyitleri, Lahey Sözleşmesi m. 1/3-a hükmü gereğince apostil şerhine konu edilemez. Bu tür belgelerin Türkiye'deki ticaret sicili müdürlükleri, gümrük idareleri, vergi daireleri veya mahkemeler nezdinde resmi işlem görebilmesi için belgedeki yabancı konsolosluk memurunun imza ve mührünün Dışişleri Bakanlığı Tasdik Şubesi veya yetkili valilik birimlerince doğrulanması gerekir.

Bakanlık kayıtlarında yabancı diplomatik ve konsolosluk görevlilerinin güncel imza örnekleri (specimen di firma) ile resmi mühür tatbikleri muhafaza edilir. İbraz edilen belge üzerindeki imza ve mühür bu kayıtlarla karşılaştırılarak evrakın arka yüzüne veya ekli şerh kağıdına doğrulama onayı tatbik edilir. Belge yabancı dilde düzenlenmişse, Türk kurumlarına sunulmadan önce yeminli tercüman tarafından Türkçeye çevrilmesi ve noter onayının herhangi bir il veya ilçedeki valilik ya da kaymakamlıkça (Noterlik Kanunu m. 199) tasdik edilmesi beklenir.

İhracat Belgelerinde Valilik, Bakanlık ve Misyon Sıralaması

İtalya'daki alıcı kurumun veya akreditif açan İtalyan bankasının (banca emittente del credito documentario) ticari fatura, serbest satış sertifikası, sağlık sertifikası veya menşe şahadetnamesi için konsolosluk onayı talep ettiği hallerde kademeli imza zinciri işletilir. İlk aşamada ihracatçının bağlı bulunduğu ticaret veya sanayi odası belgeyi onaylar, ardından mülki idare amirliği oda yetkilisinin imzasını teyit eder. İkinci aşamada Dışişleri Bakanlığı Tasdik Şubesi mülki idare mührünü doğrulayarak evrakı İtalya'nın Türkiye'deki diplomatik veya konsolosluk temsilciliğinin nihai onayına (legalizzazione consolare) hazır hale getirir.

Evrakın İtalyanca yeminli tercümesiyle birlikte sunulacağı durumlarda, tercüme metninin noter tasdiki ve mülki idare onayından sonra aynı bakanlık doğrulama adımından geçirilmesi bütünlük sağlar. Kabul garantisi verilmez; merkezi mühür şerhi taşıyan ticari evrakın ve ekli İtalyanca tercümelerin işleme alınması ilgili konsolosluk biriminin ve İtalyan alıcı kurumunun değerlendirmesine tabidir.

Sık Sorulan Sorular

Apostil şerhi taşıyan bir şirket belgesinin ayrıca Dışişleri Bakanlığınca onaylanması gerekir mi?

Hayır, Türkiye ve İtalya 1961 Lahey Sözleşmesi'ne taraf olduğundan, Sözleşme kapsamındaki ticaret sicili, mahkeme ve noter belgeleri valilik, kaymakamlık veya adalet komisyonu apostiliyle doğrudan İtalya'da geçerli olur; ayrıca Bakanlık onayı aranmaz.

Türkiye'deki İtalyan Başkonsolosluğunun düzenlediği belge neden apostillenmez?

1961 Lahey Sözleşmesi'nin 1. maddesi diplomatik veya konsolosluk temsilciliklerince düzenlenen belgeleri apostil kapsamı dışında bıraktığından, bu evrakın Türkiye'de kullanımı Dışişleri Bakanlığı veya valilik imza doğrulama şerhine tabidir.