Centro Arbitrale Istanbul ISTAC Deposito Atti e Contratti

Nelle controversie commerciali transfrontaliere tra Italia e Turchia derivanti da contratti di fornitura industriale, distribuzione, joint venture o appalti di costruzione, gli operatori economici scelgono frequentemente l'arbitrato istituzionale in luogo della giurisdizione statale. Istituito con la Legge n. 6570, il Centro Arbitrale di Istanbul (ISTAC, in turco İstanbul Tahkim Merkezi) amministra procedimenti arbitrali sia domestici sia internazionali. Quando una società di diritto italiano partecipa al procedimento come attrice o convenuta, la corretta trasmissione della domanda di arbitrato (tahkim talebi), delle memorie difensive e delle produzioni documentali al Segretariato Generale di ISTAC costituisce il presupposto per la regolare costituzione del contraddittorio.

Presentazione della Domanda di Arbitrato al Segretariato

In base al Regolamento di Arbitrato ISTAC, il procedimento prende avvio nel momento in cui la parte istante deposita la domanda di arbitrato o l'atto introduttivo corredato dai relativi allegati presso il Segretariato Generale. Il fascicolo iniziale deve indicare la denominazione sociale e i recapiti delle parti, il rapporto contrattuale da cui scaturisce la lite, una valida clausola compromissoria e convenzione d'arbitrato (tahkim şartı) nonché il petitum e il valore economico della pretesa.

Gli atti scritti e i raccoglitori probatori possono essere consegnati in copie fisiche in numero sufficiente per ciascuna controparte, per ogni arbitro e per il Segretariato, oltre alla trasmissione tramite i canali telematici del Centro. Nelle procedure soggette al Regolamento sull'Arbitrato Accelerato (seri tahkim) o nelle istanze rivolte all'Arbitro d'Urgenza prima della costituzione del collegio, l'invio digitale completo degli allegati consente di rispettare le tempistiche ridotte.

Lingua del Procedimento e Traduzione dei Contratti Italiani

Le parti hanno facoltà di concordare liberamente la lingua del procedimento; in mancanza di accordo preventivo, il tribunale arbitrale o l'arbitro unico determina la lingua tenendo conto delle circostanze e della lingua del contratto. Qualora la lingua procedurale stabilita sia il turco, i contratti commerciali sottoscritti in italiano, i capitolati tecnici, le bollette doganali e la corrispondenza aziendale devono essere depositati insieme alla traduzione in lingua turca.

Per le perizie di parte, i verbali di collaudo e le dichiarazioni testimoniali scritte prodotte a supporto dei fatti costitutivi si predispongono versioni tradotte conformi agli standard di accertamento tecnico preventivo e relazione peritale. In caso di contestazione sulla fedeltà di una traduzione libera, il collegio arbitrale può ordinare l'esibizione di una traduzione giurata asseverata dinanzi a un notaio turco.

Procura alle Liti e Verifica dei Poteri di Rappresentanza

Il Segretariato verifica la legittimazione dei difensori che assistono l'impresa italiana e la titolarità dei poteri di firma del legale rappresentante che ha sottoscritto il mandato. A tal fine occorre allegare la traduzione in turco della visura camerale CCIAA e la procura speciale alle liti (vekaletname) autenticata da un notaio in Italia.

Affinché tali documenti esplichino validità legale in Turchia, sui certificati camerali e sugli atti amministrativi italiani viene apposta l'apostille dell'Aja dalla Prefettura, mentre sugli atti notarili e giudiziari italiani l'apostille è rilasciata dalla Procura della Repubblica. Una volta giunti in Turchia, gli atti vengono tradotti in turco da un traduttore giurato e autenticati da un notaio turco prima del deposito nel fascicolo ISTAC.

Notifica del Lodo Arbitrale ed Exequatur in Italia

Al termine dell'istruttoria, il lodo arbitrale definitivo (hakem kararı) sottoscritto dagli arbitri viene depositato e notificato alle parti a cura del Segretariato Generale. Qualora il lodo emesso a Istanbul debba essere eseguito coattivamente in Italia sui beni della parte soccombente, il creditore deve attivare il procedimento di riconoscimento ed esecuzione presso la Corte d'Appello italiana competente ai sensi della Convenzione di New York.

Per tale procedura, l'originale o la copia autentica del lodo turco e la convenzione arbitrale vengono tradotti in italiano da un traduttore giurato in Turchia, autenticati dal notaio e muniti di apostille presso qualsiasi prefettura o sottoprefettura turca (valilik o kaymakamlık, art. 199 della legge notarile turca), mentre l'originale di un atto giudiziario turco riceve l'apostille dalla commissione di giustizia del tribunale (adalet komisyonu). Non diamo garanzia di accettazione; la decisione sull'ammissibilità degli atti depositati spetta al Segretariato Generale ISTAC e al collegio arbitrale.

Domande frequenti

I documenti tecnici e le fatture in lingua italiana devono essere sempre tradotti per l'arbitrato ISTAC?

Se la lingua dell'arbitrato è il turco, le prove documentali in italiano vanno accompagnate da traduzione in turco; tuttavia, previo accordo delle parti e autorizzazione del tribunale arbitrale, gli allegati tecnici voluminosi possono essere ammessi nella lingua originale.

Come viene autenticata la procura notarile rilasciata da una società italiana per il giudizio ISTAC?

La procura firmata davanti al notaio italiano deve ricevere l'apostille presso la Procura della Repubblica competente in Italia, per poi essere tradotta in turco e notarizzata in Turchia prima della consegna al Segretariato.